Turizm Çalışanların İşe Giriş Mülakatı

MÜLAKAT:

En kısa hali ile; Bir işe alınacak kişiyi seçmek amacıyla, adaylarla tek tek ve yüz yüze konuşmak, görüşmek diyebiliriz. Bugün görüşmeler çoğunlukla İnsan Kaynakları Yöneticileri ile yapılmakta, ancak gelecekte araya bir ilk görüşmeci girecek ve biz bunu tanıyoruz artık ve adına YAPAY ZEKA diyoruz. Peki bu nasıl olacak, önce adaylar arandığında yapay zekalara yönlendirilecek, yapay zekalarla adaylar görüşecek, görüşmeler kayıt altına alınacak. Yapay zekalar neyi soracak dediğinizi duyar gibiyim, standart yapılandırılmış mülakat tekniği kullanılacak dersem biraz anlaşılır sanırım. Aşağıda bunun açıklaması var. Peki yapay zeka kişilik testi yapabilir mi, tabii ki evet. Ancak kişilik testlerinde sonuç her ne olursa olsun olumlu ya da olumsuz diye puanlamamalı ve bu adayı daha başta elemek için bir neden olmamalı. Çünkü ben böyle bir test ile karşılaşsam ve işe ihtiyacım olsa kendimi anlatmam. Acaba hangisini işaretlesem işyerince hoş karşılaşır, ya da doğrusu hangisidir diye bulmaya çalışırım. Hiçbir zaman bu testlerin işe alımlarda kişiyi yansıtacağını düşünmedim.

Hafızalarına yüklenmiş ve karşılığında beklenen Standart sorular ve karşılığında verilmesi beklenen yanıtlar geniş bir şekilde işlenecek. Yapay zeka aldıkları doğru ve yanlışları hafızasına alacak, böylece artı olanlarla ikinci kez bu sefer İnsan Kaynakları yöneticilerinin görüşmeleri yolu açılmış olacak. Tabii ki ilk görüşmeler tele konferans yöntemi ile yapıldıktan sonra elenenlere teşekkür edilecek ki bu telefon açarak, ya da otomatik mail yolu ile yapılabilir.

İkinci kez görüşme hakkı kazananlar için şunların yapılması anlamlı olacak:

1. Görüşmeye davet:

Yapay zeka mülakatında başarılı olmuş kişilerle İnsan Kaynakları Departmanı işe alım sorumlusu bir görüşme gerçekleştirir. Görüşmenin içeriği üç aşağı beş yukarı şöyle olabilir: Alo ben … sizi… firmasından arıyorum.., görevim … Başvurunuz sonrası sizinle sistem üzerinden yapılan görüşme sonrası bir ikinci görüşme yapmak üzere arıyorum. Görüşmeyi şirket adına ben/İnsan Kaynakları Müdürü … yapacak. Bizim için … günü …. saati uygun, sizin için de uygun mu? (sizin için de uygun mu, bu cümleyi çok seviyorum. Bir de şöyle dendiğini düşünün, sizi yarın saat. 14.00 te bekliyoruz. E o saatte uygun değilse, başka programı varsa. E ertelesin efendim, şunun şurasında iş vereceğiz, bundan önemli ne olabilir… gibi bir düşünce ne profesyonellik, ne de saygılı bir davranış. Farkında değiliz belki ama biz sizin için de uygunuz diyerek 1-0 öne geçtik bile. Vay bana, fikir soruluyor fikri kafasına yerleşti.

Karşı tarafın da onayı ile gün ve saat belirlendikten sonra, aday şehir dışından gelecekse, gidiş-geliş biletinin firmaca alınacağı, otobüs bileti ise otogardan, uça bileti ise havaalanından alınacağı, görüşmenin ertesi güne kalması durumunda konaklama sağlanacağı da belirtilir.

Aday şehir içinden gelecekse, tesisin yerinin bilinip bilinmediği, gelmek için aracının olup olmadığı, yoksa alınacağı, görüşme sonrası bırakılacağı (oldu 2-0) kendisine baştan söylenir. Sadece bunlar bile firmalar hakkında karşı tarafa olumlu izlenimler bırakacaktır.

2. Görüşme öncesi hazırlık:

Görüşme saati gelmeden önce, adayın CV si görüşmeci tarafından incelenir. Kendi olanakları ile geliyorsa güvenlik kapıya bilgisi verilir ve gelir gelmez İnsan Kaynaklarına getirilmesi, olanak yoksa haber verilmesi, İnsan Kaynaklarından bir görevlinin güvenlik kapıdan alması sağlanır. En iyisi gelme saatinde kapıda bir İnsan Kaynakları görevlisinin beklemesidir.

Görüşme alanının hazırlanması. Görüşmelerin makam odalarından uzakta yapılması en uygunudur. Hazırlanan görüşme odasında arada bir sehpa olacak şekilde, karşılıklı oturulacak bir düzen hazırlanmalı (3-0). Masanın diğer tarafında oturmak, makam havası vereceği için adayın heyecanlanmasına neden olur.

3. Karşılama:

Görevli tarafından getirilen aday görüşmeci tarafından ayakta karşılanıp, görevlinin adayla görüşmeciyi tanıştırmasından sonra, görüşmeci tarafından görevli arkadaşa teşekkür edilir, adayın eli sıkılarak, ismi ile hitap ederek hoş geldiniz denir, oturulacak yerlere oturulur.

4. Görüşmenin başlaması:

Oturduktan sonra adayın heyecanının yatıştırılması için kısa bir sohbet yapılır. Yolculuğun nasıl geçtiği, CV’sindeki aynı okulda okuma, aynı takım taraftarı olma, bir enstrüman çalıyorsa aa ne güzel ben de çalarım, ya da çalmak isterim gibi konuşarak bir ortak özellikten bahsedilir. Görüşmeye başlamadan bir şey içip içmeyeceği sorulur. Sonrasında yavaş yavaş sorulara başlanacağı, sorular sırasında notlar tutacağı, bunun unutmamak için sadece söylediklerinin yazılacağı, her hangi bir kanaat notu yazılmayacağı söylenir. Çünkü adayın işe ihtiyacı vardır ve yazılanların kendisi hakkında yazıldığını düşünerek, acaba ne yazıyor, olumlu mu olumsuz mu diye heyecanlanacağı var sayılır.

Sonra sorular sorulmaya başlanır. Tüm sorular bittikten sonra, adaya sorularım bitti, sizin bana bir sorunuz var mı diye son soru sorulur. Varsa kibarca yanıtlanır, yoksa, bundan sonraki süreç ile ilgili bilgi verilir. En uygun olanı diğer adayların da olduğu, onlarla da görüştükten sonra …. Gün, 1 hafta, 2 hafta… gibi süre belirterek kendisine dönüleceği, seçilen kendisi olursa bir teklif mektubu gönderileceği, onaylaması durumunda işe alım işlemleri hakkında bilgi verileceği söylenir.

5. Uğurlama:

Ayağa kalkılır, kapıya kadar uğurlanır, getiren görevli arkadaşa teslim edilir. Şehir dışından gelmişse otobüs ya da uçak saatine kadar refakat edilir, sonra yolculanır.

Şu ana kadar yapılanlarla adayın kafasında firma ile ilgili son derece olumlu izlenimler verilmiş olacak. Aday daha başlamadan bu firmada mutlaka çalışmalıyım duygusu ile sonucu bekleyecek.

6. Sonuç bildirimi:

Sonuçla ilgili karar verilir verilmez vaat edilen günde bilgi mutlaka verilmeli. Henüz görüşmeler sona ermemişse, bu konuda da bilgi verilerek, 3 gün daha izin istendiği bildirilir. O 3 gün ya da daha fazla olması durumu artık son bekletilme süresi olmalı. O nedenle karar günü net belirlenmeli. Aday kendisine haber verildiği sürece 3 ya da 5 gün daha beklemekten rahatsızlık duymayacaktır.

Buradaki en büyük sıkıntı mevcut durumda biz size haber veririz deyip, asla dönülmemesidir.

7. İşe alınmasına karar verilen adayların kabulü ile diğer adayların reddi bildirimi:

Çeşitli adaylarla görüşmeler yapıldı ve içlerinden bir tanesi işe uygun bulundu.

Tüm diğer adaylara, mail ya da mektup yolu ile ıslak imzalı;

“Sayın …,

Siz dahil bir çok adayla görevi için yaptığımız görüşmeler tamamlanmış olup, üzülerek belirtmek isteriz ki bir başka adayla anlaştık.

Size başvurunuz ve görüşme için ayırdığınız zaman için çok teşekkür ediyor, bundan sonraki iş hayatınızda başarılar diliyoruz. (eğer aday ileride değerlendirilebilecek bir adaysa; bilgilerinizi ileride değerlendirmek üzere eleman bankamıza aldık, da eklenebilir. Ancak hiç düşünülmüyorsa buna gerek yok). Tarih, isim, görev, imza…

“Sayın …,

Siz dahil bir çok adayla …. görevi için yaptığımız görüşmeler tamamlanmış olup, … görevi için sizle çalışmaya karar verdiğimizi bildirmekten mutluluk duyuyoruz.

Lütfen ekte sunulan teklif mektubumuzu inceledikten sonra onaylayıp bize dönerseniz işbaşı işlemleri için arkadaşlarımız sizle temas kuracaklar. Onaylamadan önce sorularınız olursa yanıtlamaktan mutluluk duyacağımızı ayrıca belirtmek isteriz. Tarih, isim, görev, imza.

Ret ya da kabul mektuplarının altında mutlaka İnsan Kaynakları Yöneticisinin imzası olmalı.

8. İşbaşı yapmak üzere davet:

Sayın ….,

İşbaşı işlemleri yapmak üzere sizi … günü uygun bir saatte, ekte sunacağımız evraklarla birlikte……… adresinde bulunan işyerimiz İnsan Kaynakları Departmanına bekliyoruz.  Saygılarımızla, Tarih, isim, görev, imza (bu davet mektubunu İnsan Kaynakları Yöneticisinin imzalaması gerekmez, işe alım uzmanı da imzalayabilir).

Mülakat öncesi ve sırasında dikkat edilmesi gereken konular:

• Birden fazla aday belirle,
• Her aday için birbirini görmeyecek şekilde randevu saatleri belirle,
• Adaya kendi yönlendirmeniz ile ilgili soru sormayın, örneğin ben iyi bisiklete binerim, ya siz gibi bir soruya doğru yanıt veremeyebilir,
• Sorduğunuz soruların dışına çıkmamasını sağla, yoksa beklediğin yanıtları değil, adayın yönlendirmesi ile ilgili yanıtları alırsın ki ölçme şansın kalmaz.
• Yarı yapılandırılmış mülakat tekniğini kullanmak aday hakkında daha derin bilgiler edinilmesini sağlar.

Nedir yapılandırılmış mülakat tekniği, önceden hazırlanmış ve herkese aynı soruların sorulduğu ve yanıtlarının sabit olacağı standart sorulardan oluşan mülakat türüdür. Adaydan derin bilgiler almak zordur.

Yarı yapılandırılmış mülakat tekniği ise, hem yapılandırılmış soruların hem de açık uçlu soruların sorulduğu mülakatlardır. Soru içinden duruma göre yeni soruların simultane olarak çıkarılıp sorulabileceği için daha derin bilgiler elde edilebilecektir.

• Resmiyetten uzak ancak ahbap olunmamalı,
• Sözcükler adayın ağzına tıkanmamalı, sözü bitmeden müdahale edilmemeli, başka soruya geçilmemeli, hatta başka soru sormak için adaydan diğer soruya geçebilir miyim şeklinde izin istenmeli,
• Sorgulama yapmaktan kaçınılmalı, yani aday ben voleybol oynamayı, ya da bisiklete binmeyi severim dedi, niye diye sormamalı. Yargılanıyor diye düşünecek, eyvah bu işletme voleybol oynayanları ya da bisiklete binenleri sevmiyor diye düşünecektir.

Aday;

• Eski işyerini kötülüyorsa,
• Eski amirlerini, çalışma arkadaşlarını kötülüyorsa,
• CV ya da başvuru formunda tarih olarak boşluklar var ve bu boşluklar ile ilgili tatminkar bir yanıt veremiyorsa (belki çalıştığı o yeri gizliyordur ve orayla sorun yaşamıştır),
• Çok sık iş değiştirmişse,
• Kendisinde olmayan vasıfları CV ya da başvuru formuna yazmışsa, örneğin yabancı dil konusunda,
• Görüşme sonunda bana bir sorunuz var mı diye sorduğunuzda, sadece ücret ne kadar diye bir soru sorup, başka bir soru sormuyorsa, Bu adaylar için iki kez düşünmek lazım.         
• Sevgi ve Saygılarımla 

Bülent ÇAPAR

Eski İnsan Kaynakları Yöneticisi,

Yeni İnsan Kaynakları Eğitimcisi